BlueSpice

BlueSpice Icon (2011)

BlueSpice free

BlueSpice free ist ein kostenfreies Open Source Unternehmenswiki für Teams und kleinere Unternehmen und Organisationen. Es basiert auf der Wikipedia-Software MediaWiki und erweitert dieses um zahlreiche unternehmensrelevante Funktionen (siehe dazu Punkt 5 "Funktionen im Überblick"). Die Software ist in PHP programmiert und kann auf Windows- und Linux-Systemen betrieben werden. Veröffentlicht wurde BlueSpice unter der GPL v3 Lizenz. BlueSpice free ist eine Auskopplung aus BlueSpice pro mit einem geringeren Funktionsumfang.

BlueSpice pro

BlueSpice pro ist ein Enterprise-Wiki und die Vollversion von BlueSpice MediaWiki. Die Software ist optimiert für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen, Großunternehmen und Einrichtungen des öffentlichen Sektors. Im Vergleich mit BlueSpice free bietet BlueSpice pro eine Reihe an Enterprise-Funktionen (siehe dazu Punkt 5 "Funktionen im Überblick"). Dazu zählen:

• ein Workflowtool zur professionellen Qualitätssicherung,
• eine Buchfunktion inkl. Exportfunktion (PDF),
• Kommentar- und Blogfunktionen (BlueSpice Social), sowie
• die Möglichkeit, mit Formularen und Metadaten zu arbeiten (Semantik)

Dieses Testwiki wird mit BlueSpice pro betrieben.

BlueSpice Editionen auf einen Blick

Folgende Tabelle illustriert die Unterschiede zwischen MediaWiki und den BlueSpice Editionen free, pro und farm:

	MediaWiki	BlueSpice free	BlueSpice pro	BlueSpice farm
Entwickler	Wikimedia Foundation und MediaWiki-Community	Hallo Welt! GmbH und MediaWiki-Community
Open Source	ja	ja	ja	ja
Zielgruppe	Plattform für Wikipedia und Schwesterprojekte, sowie Privatpersonen und kleinere Organisationen	Unternehmenswiki für Teams und kleinere Unternehmen und Organisationen	Enterprise-Wiki für mittelständische und große Unternehmen und Organisationen
Anwendung	Knowledge Base Online-Enzyklopädie	Knowledge Base	Managementsystem Dokumentationssystem Organisationshandbuch Knowledge Base
Visueller Editor	Plugin	Ja	Ja	Ja
Professionelle Suche	Plugin	Ja	Ja	Ja
Qualitätssicherung	Nein	Plugin	Ja	Ja
Handbücher	Plugin	Plugin	Ja	Ja
Datenanalyse / Semantik	Plugin	Plugin	Ja	Ja
BlueSpice Social	Nein	Nein	Ja	Ja
Subwikis	Plugin	Plugin	Plugin	Ja
Anbindungen	Plugin	Zentrale Authentifizierung Links auf externe Dateien Arbeiten mit externen Dokumenten Anbindung Ihrer Suche Anbindung externer Datenquellen
Technischer Support	Community-Support	Community-Support	professioneller Support (Kontingent) und Community-Support
Weitere Services	Nein	Installation, Migration, Updates Inividualprogrammierung Branding-Paket Trainings und Workshops
technische Bereitstellung	Selbstinstallation	eigener Server (On Premise) externer Server (Hosting) virtuelle Maschine Docker
Flexibilität	im Rahmen des gegebenen Produkts	schrittweise Weiterentwicklung von Enterprise-Funktionen

Einsatzgebiete / Use Cases

BlueSpice free

BlueSpice free wird vorwiegend von Teams und kleinen kleineren Unternehmen / Organisationen eingesetzt, die eine zentrale Knowledge Base benötigen oder ein MediaWiki mit mehr Komfort und Businessfunktionen suchen.

BlueSpice pro

BlueSpice pro ist ein Enterprise-Wiki für mittelständische und große Unternehmen / Organisationen. Klassische Einsatzgebiete sind:

BlueSpice als Integriertes Managementsystem (IMS)

Ein IMS kombiniert einzelne Managementsysteme wie z. B. Wissens- oder Qualitätsmanagement zu einem System der ganzheitlichen Unternehmensführung. Es dient der systematischen und strukturierten Dokumentation von Abläufen, Strukturen, Informationen und Firmenwissen und minimiert Fehlverhalten.

BlueSpice als Dokumentationssystem

Mit BlueSpice stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter unternehmenskritische Informationen professionell dokumentieren und im Bedarfsfall rasch finden. Klassische Anwendungen sind z.B. die IT-Dokumentation, die technische Dokumentation oder die die Projekt- und Softwaredokumentation.

BlueSpice als Organisationshandbuch (OHB)

Neben Fakten zur Unternehmensentwicklung und zur Organisation laufen im OHB oft Informationen aus einzelnen Managementsystemen zusammen. So kommt zum Beispiel aus dem Qualitätsmanagement das Qualitätshandbuch. Dieses kann für sich alleine stehen oder im Organisationshandbuch aufgehen.

BlueSpice als flexible Flexible Knowledge Base

Geht es um die Organisation von betrieblichem Wissen und Informationen, lassen sich mit BlueSpice wissens- und informationsbasierte Angebote aller Art für Mitarbeiter, Kunden, Partner und sonstige Interessensgruppen realisieren. Dazu zählen z.B. Online-Helpdesks (FAQ, Best Practices ...), Lösungen zur Organisation von Team- und Abteilungswissen oder eine Knowledge Base für die Öffentlichkeitsarbeit.

Funktionen im Überblick

Inhaltliche Strukturierung

• Wissen verlinken und ordnen wie in Wikipedia

Ob klassisch strukturiert oder hochdynamisch: BlueSpice pro ist die Software der Wahl, um Ihr Firmenwissen optimal zu verwalten. Sie arbeiten mit exakt den Werkzeugen, die Wikipedia unschlagbar gemacht haben: Kategorien, Verweise und Verlinkungen, Räume für geschützte Inhalte, Weiterleitungen, Vorlagen u.v.m.

Hochperformante Suche

• Informationen verlässlich und schnell finden

Durchsuchen Sie Artikel und Dateianhänge (z.B. PDF, Office-Dokumente) mit einer hochperformanten Volltext- und Titelsuche sowie einer Fuzzy-Search. Die Filterung der Suchergebnisse liefert schnelle und perfekte Ergebnisse. Ihre Inhalte finden Sie auch über Suchen und Browsen in den Metadaten.

Visueller Editor

• Ansprechende Artikel erstellen und bearbeiten

Ihre Mitarbeiter arbeiten mit einem ausgereiften WYSIWYG-Editor mit Tabellenfunktion und zahlreichen unternehmensspezifischen Anpassungen. Bilder fügen Sie über Drag & Drop ein. Das Arbeiten mit Links und Kategorien ist ebenso komfortabel wie das Einfügen von Tags und Checkboxen.

Dynamische Inhalte

• Artikel mit Funktionen anreichern

Erweitern Sie Ihre Wiki-Seiten mit zusätzlichen Funktionen und dynamischen Inhalten. Verwenden Sie beispielsweise Such- und Eingabefelder, fügen Sie Videos ein, zeichnen Sie Ablaufdiagramme, ergänzen Sie Inhalte aus anderen Inhaltsseiten oder geben Sie Metadaten in Kalenderformaten, Zeitleisten oder Diagrammen aus.

Dokumentenmanagement

• Direkter Zugriff auf Office-Dokumente

Ergänzen Sie Wiki-Artikel beispielsweise mit Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten – Mehrfach-Upload, Kategorisierung und Versionierung inklusive. Mit der entsprechenden Server-Konfiguration lassen sich Office-Dokumente sortieren und direkt im Wiki bearbeiten. Das ist komfortabel, zeitsparend und verbessert die Produktivität.

Reporting

• Verfolgen Sie Änderungen an Inhalten gezielt nach.

BlueSpice pro verfügt über das einzigartige Set an Reporting- und Benachrichtigungsfunktionen aus der Wikipedia. Damit verfolgen Sie die letzten Änderun- gen in Namensräumen, Kategorien, verlinkten Seiten oder in Änderungen von Benutzern. Außerdem fin- den Sie lange Zeit unbearbeitete Inhalte. Mit Ihrem Dashboard bleiben Sie bestens informiert.

Export

• Wiki-Inhalte extern weiterverarbeiten

Artikel können in zahlreichen Formaten exportiert werden: DOCX, XML, HTML und PDF. Besonders hilfreich ist die Funktion „Export Tables“: Nicht nur Tabellen aus Artikeln, sondern auch Übersichten aus der Wiki-Verwaltung können in CSV- oder XLXS- Tabellen umgewandelt und weiterverarbeitet werden (z.B. die Übersicht über die Benutzerrechte).

Administration

• Rechte der Nutzer bequem verwalten

BlueSpice pro macht die Verwaltung Ihres Wikis zum Kinderspiel. Das Einrichten von Nutzern, Namens- räumen, Gruppen und Rechten erledigen Sie über grafische Oberflächen und Vergabe von definierten Rollen. Als Administrator können Sie darüber hinaus Accounts umbenennen und zusammenführen, Arti- kel kopieren oder Textteile in allen Artikeln ersetzen.

Infrastruktur und Sicherheit

• Systemintegration und sichere Schnittstellen

„Unter der Haube“ bietet BlueSpice pro wichtige Sicherheitsfunktionen. Die Anbindung an ein zent- rales Authentifizierungssystem (LDAP /AD, SAML) ist ebenso selbstverständlich, wie die Bereitstellung von APIs. Überhaupt öffnen sich mit der Scriptsprache Lua viele Gestaltungsmöglichkeiten für Entwickler, z.B. die Automatisierung von Vorlagen.

Personalisierung

• Individualisierbare Benutzeroberflächen

Über die Benutzerseite haben Sie nicht nur Zugang zu ihrem Online-Profil, sondern auch die Möglichkeit Notizen zu hinterlegen. Die Benutzereinstellungen helfen Ihnen bei der Konfiguration von Funktionen wie Benachrichtigungsmails. Und mithilfe des Dash- boards und Ihrer Navigationsleiste kommen Sie ohne Umwege zu den Themen, die Sie interessieren.

Layout & Design

• Anpassung an Ihr Corporate Design

Die Benutzeroberfläche von BlueSpice pro können wir Ihren Wünschen entsprechend an Ihr Corporate Design anpassen. Dies geschieht über die Anpassung des BlueSpice-Skins oder die Einführung eines eige- nen Skins. Am schnellsten gestalten Sie Ihr Wiki über die FlexiSkin-Funktion und passen dort Logo, Farben und Hintergründe an.

Responsivität

• Unterwegs auf ihr Wiki zugreifen

Mit Ihren mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone können Sie im Wiki suchen, browsen und Artikel editieren. Oder Sie werfen unterwegs einen Blick auf Ihre aktuellen Benachrichtigungen und bleiben so stets auf dem Laufenden, wo auch immer Sie gerade sind.

Folgende Funktionen sind den Nutzern von ausschließlich in BlueSpice pro vorbehaltenenthalten:

Qualitätssicherung (BlueSpice pro)

• Begutachtungen und Freigaben koordinieren

Beobachten Sie Artikel und lassen Sie sich über Änderungen benachrichtigen. Sie können Artikel spezifischen Redakteuren zuweisen oder einen Begutachtungs- und Freigabemechanismus aktivie- ren. Weitere Funktionen wie die Wiedervorlage von Artikeln oder die Markierung eines Artikels als „veraltet“ machen die Qualitätssicherung komplett.

Handbücher (BlueSpice pro)

• Einfach erstellen und exportieren

Fassen Sie einzelne Artikel aus Ihrem Wiki zusammen und erstellen Sie Handbücher, Dokumentationen oder Anleitungen inkl. Navigation. Exportieren Sie Ihre Handbücher und versehen Sie diese mit Dateianhängen, einem klickbarem Inhaltsverzeichnis und einem Deckblatt in Ihrem individuellen Corporate Design.

Datenanalyse / Semantik (BlueSpice pro)

• Metadaten verknüpfen und auslesen

BlueSpice unterstützt wie kein anderes Wiki den Um- gang mit Metadaten. Dank einfacher Formulare las- sen sich Artikel komfortabel mit Zusatzinformationen anreichern, die an anderer Stelle für Abfragen und Diagramme genutzt werden können. Typische Meta- daten sind z.B. das Freigabedatum, das Datum der letzten Bearbeitung oder Angaben zum Redakteur.

Kollaboration (BlueSpice pro)

• Überarbeitungen im Team diskutieren

Mit BlueSpice pro können Sie Änderungen eines Artikels diskutieren, Diskussionen folgen, Ideen sam- meln und bewerten. In einer zentralen Timeline wer- den Diskussionen zusammengeführt und individuell filterbar. Und im wiki-internen Blog erfahren die Mitarbeiter von größeren Überarbeitungen, Kampag- nen und Neuigkeiten aus der Autoren-Community.

Funktionsweise

Die von der HalloWelt! GmbH implementierten BlueSpice-Erweiterungen (Extensions) ergänzen die Software MediaWiki. MediaWiki selbst wird dabei nicht verändert, um die Upgradefähigkeit des Gesamtsystems zu sichern.

Technische Voraussetzungen

Die Systemvoraussetzungen zum Betrieb von BlueSpice finden Sie in aktueller Version in unserem Helpdesk: Systemvoraussetzungen

Über das Projekt

Idee und Geschichte

BlueSpice ist aus einer Vielzahl von MediaWiki-Projekten entstanden. Ausgangspunkt war der Aufbau eines unternehmensweiten Wikis für IBM Deutschland im Jahr 2007. Das Projekt mit dem Namen bluepedia wurde damals von Gunter Dueck initiiert. Die ergänzenden Softwarekomponenten wurden zunächst unter dem Namen HalloWiki Sunrise vertrieben. Im Jahr 2010 entschied sich die "Hallo Welt! - MedienwerkstattMedienwerkstatt" (heute Hallo Welt! GmbH), ihre Lösung unter dem neuen Namen BlueSpice for MediaWiki als freie Software zu publizieren.

Geschäftsmodell

Das Projekt Unternehmen finanziert sich über Dienstleistungen (Installation, Begleitung, Anpassung, Support, Trainings etc.) sowie die Subskription von BlueSpice pro. Zudem betreut die Hallo Welt! GmbH Projektkunden. Mit diesen werden hochangepasste und individuell ausgebaute Wikis implementiert.