BlueSpice

BlueSpice Icon (2011)

BlueSpice free ist ein freies Open Source Enterprise Wiki. Es basiert auf der Wikipedia-Software MediaWiki und erweitert dieses um zahlreiche Funktionen im Bereich Qualitätssicherung, Prozessunterstützung, Administration, Edition und Sicherheit. Die Software ist in PHP programmiert und kann auf Windows- und Linux-Systemen betrieben werden. Veröffentlicht wurde BlueSpice unter der GPL v3 Lizenz und ist damit kostenlos verfügbar. 

Diese Testversion wird mit der umfangreicheren Version BlueSpice pro betrieben. BlueSpice free ist eine Auskopplung mit einem geringeren Funktionsumfang.

Einsatzgebiete

BlueSpice MediaWiki

BlueSpice ist für Wikis im Intranet entwickelt. BlueSpice free wird vor allem von Teams und kleine Unternehmen ein Open-Source-Unternehmenswiki für professionelles Wissens- und Informationsmanagement. Es basiert auf der Wikipedia-Software MediaWiki (daher "BlueSpice MediaWiki") und erweitert diese um unternehmensrelevante Funktionen wie z. B.

• einen visuellen Editor zur einfachen und intuitiven Text- und Tabellenbearbeitung,
• eine hochperformante Suche (Elastic Search),
• die Anbindung an gängige IT-Anwendungen im Unternehmensumfeld (z. B. LDAP),
• administrative Rechte, u. a. zur Benutzer- und Gruppenverwaltung,
• Verbesserungen hinsichtlich der System-/ IT-Sicherheit sowie
• maßgeschneiderte Trainings und produktbegleitende Dienstleistungen.

Die Software ist in PHP programmiert und kann auf Windows- und Linux-Systemen betrieben werden. Um die Stabilität und Erweiterbarkeit des Systems zu gewährleisten, wird der Programmiercode von MediaWiki nicht verändert. BlueSpice wird unter der GPL v3 Lizenz veröffentlicht und in drei Editionen ausgeliefert:

BlueSpice free

BlueSpice free ist eine kostenfreie Auskopplung aus BlueSpice pro mit einem geringeren Funktionsumfang (siehe auch "Funktionen im Überblick"). Die Software wird vorwiegend von Teams und kleineren Unternehmen / Organisationen eingesetzt, die eine zentrale Knowledgebase Knowledge Base benötigen oder ein MediaWiki mit mehr Komfort und Businessfunktionen suchen.

Wichtige Funktionen im Überblick

BlueSpice proProfessionelles Editieren

Als Enterprise Wiki ist BlueSpice pro optimiert für den Einsatz in mittleren und großen Unternehmen sowie in öffentlichen Einrichtungen bzw. Organisationen. Die Software wird mit einem erweiterten Funktionsumfang (siehe auch "Funktionen im Überblick") ausgeliefert. BlueSpice pro ergänzt BlueSpice free um folgende Funktionen bzw. Leistungen:

• ein Workflowtool zur professionellen Qualitätssicherung (u. a. Lese-, Schreib-, Lösch- und Freigaberechte),
• eine Handbuchfunktion inkl. Exportmöglichkeit (PDF),
• Semantikfunktionen, um effektiv mit Formularen und Metadaten zu arbeiten und Auswertungen umzusetzen,
• Kommentar- und Blogfunktionen (BlueSpice Social) sowie
• professionelle Supportleistungen.

Dieses Testwiki wird mit BlueSpice pro betrieben.

BlueSpice farm

• Visuelle Editor (WYSIWYG) zum Editieren, Formatieren und Erstellen von Tabellen ohne Wikicode.
• Komfortables Einfügen von Bildern, Dateien, Links und Kategorien, Wiki-Befehlen, Wiki-Tags und Magic Words.

Navigation und Suche

Mit unserer Wiki-Farm erstellen und verwalten Sie mehrere Wikis auf einem Server. Zum Beispiel für interne Informationen, Abteilungen und Teams, Produktvarianten, andere Sprachen, Projekte oder zur Archivierung von Wissen in deaktivierten Wikis. Die Wiki-Farm ist sowohl mit BlueSpice free, als auch BlueSpice pro kompatibel.

BlueSpice Editionen auf einen Blick

• Suchmaschine Elasticsearch realisiert die schnelle Suche in Titeln, Volltext, Kategorien, Namensräumen und angehängten Dateien (Office, PDF) und ermöglicht das Filtern der Ergebnisse nach Facetten.
• Individualisierbare Navigation und Menüs für ein- und ausklappbare Hauptnavigation, persönliche Seitennavigation, Topmenü und Flyout-Menü mit individuell belegbaren Widgets und Tools.
• Ähnliche Artikel leiten Sie zu themenrelevanten Beiträgen.
• Tag Clouds können im Wiki automatisch erstellt und auf Wiki-Seiten angezeigt werden.
• Benutzer Dashboard kann mit Portlets - z.B. für Statistiken, Verantwortlichkeiten, den meistbesuchten Seiten, einem RSS- Ticker, etc. - individuell zusammengestellt und diese können per Drag & Drop angeordnet werden.

Mobiler Skin

• Modernes Layout und Design, anpassbar an Ihr firmen-CI.
• Unterstützung von mobilen Geräten: Suchen und bearbeiten Sie Wikiartikel von unterwegs.

Prozessunterstützung

• Checkboxen und -listen für Aufgaben und Abfragen.
• Erstellen von Seitenvorlagen für eine einheitliche Inhaltsstruktur.
• Kategorienübersicht in Baumstruktur mit Anzeige aller Ober- und Unterkategorien des Wikis.
• Bilder und Dateien katalogisieren und damit auch thematisch gliedern. Im Kategorieartikel werden diese als zugeordnete Medien aufgelistet. 
• Imagemaps erstellen und damit einzelne Bereiche von Bildern verlinken.
• PDF-Export von einzelnen Wikiseiten in bester Qualität.

Qualitätsmanagement

Notifications informieren direkt im Wiki über wichtige wiki-interne Vorgänge. Sie definieren, über was Sie benachrichtigt werden möchten.

Mail-Benachrichtigungen bei Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Verschieben sowie bei Neuanmeldungen von Nutzern werden auf Wunsch (konfigurierbar) versandt.

Anzeige der letzten Änderungen auf Wiki-Seiten, kann auch in Widget oder Menüs eingebaut werden.

Statistik und Diagramme über verschiedene Aktionen mit Filter- möglichkeit als Grafik ausgeben lassen und diese als .svg oder .png exportieren.

Metainformationen geben Informationen über den Artikel (z.B. letzte Änderung, welche Kategorie etc.) und zeigt die Autoren und Leser des Artikels mit Bild an.

Inhaltliche Qualitätssicherung durch die Möglichkeit einen fachlichen Ansprechpartner für Inhalte festzulegen

Folgende Tabelle illustriert die Unterschiede zwischen MediaWiki und den BlueSpice Editionen free, pro und farm:

	MediaWiki	BlueSpice free	BlueSpice pro	BlueSpice farm
Entwickler	Wikimedia Foundation und MediaWiki-Community	Hallo Welt! GmbH und MediaWiki-Community
Open Source	Ja	Ja	Ja	Ja
Zielgruppe	Plattform für Wikipedia und Schwesterprojekte, sowie Privatpersonen und kleinere Organisationen	Unternehmenswiki für Teams und kleinere Unternehmen und Organisationen	Enterprise-Wiki für mittelständische und große Unternehmen und Organisationen
Anwendung	Knowledge Base Online-Enzyklopädie	Knowledge Base	Managementsystem Dokumentationssystem Organisationshandbuch Knowledge Base
Visueller Editor	Plugin	Ja	Ja	Ja
Professionelle Suche	Plugin	Ja	Ja	Ja
Qualitätssicherung	Nein	Plugin	Ja	Ja
Handbücher	Plugin	Plugin	Ja	Ja
Datenanalyse / Semantik	Plugin	Plugin	Ja	Ja
BlueSpice Social	Nein	Nein	Ja	Ja
Subwikis	Plugin	Plugin	Plugin	Ja
Anbindungen	Plugin	Zentrale Authentifizierung Links auf externe Dateien Arbeiten mit externen Dokumenten Anbindung Ihrer Suche Anbindung externer Datenquellen
Technischer Support	Community-Support	Community-Support	professioneller Support (Kontingent) und Community-Support
Weitere Services	Nein	Installation, Migration, Updates Inividualprogrammierung Branding-Paket Trainings und Workshops
Technische Bereitstellung	Selbstinstallation	eigener Server (On Premise) externer Server (Hosting) virtuelle Maschine Docker
Flexibilität	im Rahmen des gegebenen Produkts	schrittweise Weiterentwicklung von Enterprise-Funktionen

Anwendungsbereiche / Use Cases

Integriertes Managementsystem (IMS)

Ein IMS dient der systematischen und strukturierten Dokumentation von Prozessen, Informationen und Firmenwissen. Mit BlueSpice kombinieren Sie einzelne Managementsysteme wie z. B. Qualitätsmanagement, Risiko- und Compliance-Management ISO-konform zu einem webbasierten System der ganzheitlichen Unternehmensführung.

Dokumentationssystem

Mit BlueSpice stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter unternehmenskritische Informationen professionell dokumentieren und im Bedarfsfall rasch finden. Klassische Anwendungen sind z.B. die IT-Dokumentation, die technische Dokumentation oder die die Projekt- und Prozessdokumentation.

Organisations- und Abteilungshandbücher

Neben der Dokumentation von Informationen auf Unternehmensebene (Entwicklung, Ziele, Strategie, Aufbau- und Ablauforganisation) eignet sich BlueSpice hervorragend, um Wissen und Informationen aus einzelnen Abteilungen und Projektteams zu dokumentieren (Beschaffungshandbuch, Vertriebshandbuch, IT-Notfallhandbuch etc.). Wie auch immer Sie sich entscheiden: Mit BlueSpice vereinen Sie Ihre Handbücher unter einem zentralen Dach.

Flexible Knowledge Base

Das effektive Management von Firmenwissen ist ein zentraler Wettbewerbsfaktor. Mit BlueSpice lassen sich wissens- und informationsbasierte Angebote aller Art für Mitarbeiter, Kunden, Partner und sonstige Interessensgruppen realisieren. Dazu zählen neben Lösungen zur Organisation von Team- und Abteilungswissen auch Online-Helpdesks, Glossare, FAQs und Best Practices oder eine Knowledge Base für die Öffentlichkeitsarbeit. Mit BlueSpice erleben Sie Wissensmanagement auf einer neuen Ebene.

Funktionen im Überblick

Inhaltliche Strukturierung

Wissen verlinken und ordnen wie in Wikipedia

Ob klassisch strukturiert oder hochdynamisch: BlueSpice ist die Software der Wahl, um Ihr Firmenwissen optimal zu verwalten. Sie arbeiten mit exakt den Werkzeugen, die Wikipedia unschlagbar gemacht haben: Kategorien, Verweise und Verlinkungen, Räume für geschützte Inhalte, Weiterleitungen, Vorlagen u.v.m.

Hochperformante Suche

Informationen verlässlich und schnell finden

Durchsuchen Sie Artikel und Dateianhänge (z.B. PDF, Office-Dokumente) mit einer hochperformanten Volltext- und Titelsuche sowie einer Fuzzy-Search. Die Filterung der Suchergebnisse liefert schnelle und perfekte Ergebnisse. Ihre Inhalte finden Sie auch über Suchen und Browsen in den Metadaten.

Visueller Editor

Ansprechende Artikel erstellen und bearbeiten

Nutzen Sie einen ausgereiften WYSIWYG-Editor mit zahlreichen Formatierungsoptionen für Texte und Tabellen (Überschriften, Absätze, Schriftschnitte, Farben etc.). Fügen Sie Bilder schnell und einfach per „Drag & Drop“ ein. Das Arbeiten mit Links und Kategorien ist ebenso komfortabel wie das Einfügen von Tags und Checkboxen.

Dynamische Inhalte

Artikel mit attraktiven Inhalten anreichern

Laden Sie Bildergalerien oder Videos ins Wiki und erstellen Sie Inhalte auf Basis von Image-Maps, Tabellen, Prozessdiagrammen (draw.io) oder semantischen Daten. Verwenden Sie Widgets, um Inhalte wie Podcasts, Präsentationen oder Maps einzubetten. Mit APIs integrieren Sie eine Lotus Notes-Datenbank oder SharePoint-Dokumentenlisten.

Dokumentenmanagement

Direkter Zugriff auf Office-Dokumente

Ergänzen Sie Wiki-Artikel beispielsweise mit Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten – Mehrfach-Upload, Kategorisierung und Versionierung inklusive. Mit der entsprechenden Server-Konfiguration lassen sich Office-Dokumente sortieren und direkt im Wiki bearbeiten. Das ist komfortabel, zeitsparend und verbessert die Produktivität.

Reporting

Verfolgen Sie Änderungen an Inhalten gezielt nach.

BlueSpice verfügt über das einzigartige Set an Reporting- und Benachrichtigungsfunktionen aus der Wikipedia. Damit verfolgen Sie die letzten Änderungen in Namensräumen, Kategorien, verlinkten Seiten oder in Änderungen von Benutzern. Außerdem finden Sie lange Zeit unbearbeitete Inhalte. Mit Ihrem Dashboard bleiben Sie bestens informiert.

Export

Wiki-Inhalte extern weiterverarbeiten

Artikel können in zahlreichen Formaten exportiert werden: DOCX, XML, HTML und PDF. Besonders hilfreich ist die Funktion „Export Tables“: Nicht nur Tabellen aus Artikeln, sondern auch Übersichten aus der Wiki-Verwaltung können in CSV- oder XLXS- Tabellen umgewandelt und weiterverarbeitet werden (z.B. die Übersicht über die Benutzerrechte).

Administration

Rechte der Nutzer bequem verwalten

BlueSpice macht die Verwaltung Ihres Wikis zum Kinderspiel. Das Einrichten von Nutzern, Namens-

und Rechteverwaltung: Legen Sie Nutzer mit Passwörtern an un vergeben Sie entsprechende Rechte. Organisieren Sie Nutzer in Gruppen und vergeben Sie Gruppenrechte.

• Zugangsberechtigungen für Einzelseiten können Sie mithilfe eines MagicWords einfach definieren.

Namespacemanager: Verwalten Sie Ihre Namespaces und legen Sie so Bereiche im Wiki fest. Für jeden Namespace können gesonderte Schreib- und Leserechte vergeben werden.

Erweiterte Benutzereinstellungen zu den Nutzerdaten, Sucheinstellungen, Beobachtungslisten etc.

LDAP- / Active Directory-Anbindung: Authentifikation zum Beispiel über Active Directory.

Sicherheit für Bilder und Dokumente für Ihre hochgeladenen Dateien. Diese können nicht mehr über die Suchmaschine gefunden werden und sind nur mit entsprechender Berechtigung zugänglich.

Admin Dashboard bietet Portlets für Statistiken, häufige Sucheingaben, meist editierte Seiten, usw., die individuell zusammen- gestellt und per Drag & Drop angeordnet werden können.

Design für einzelne Namensräume direkt im Wiki definieren (CSS).

Kommunikation und Kollaboration

• Wer ist online? Die Antwort auf diese Frage bekommen Sie mit BlueSpice auf einen Blick, denn es zeigt Ihnen die aktiven Nutzer.
• Automatisch generierte Avatarbilder für alle Benutzer, falls keine eigenen Bilder hochgeladen werden möchten.

Funktionsweise

Die BlueSpice-Erweiterungen ergänzen MediaWiki, doch MediaWiki selbst wird nicht verändert, um die Upgradefähigkeit zu sichern.

Technische Voraussetzungen

Die Systemvoraussetzung finden Sie in immer aktueller Version in unserem Helpdesk: Systemvoraussetzungen im BlueSpice Helpdesk

Über das Projekt

räumen, Gruppen und Rechten erledigen Sie über grafische Oberflächen und Vergabe von definierten Rollen. Als Administrator können Sie darüber hinaus Accounts umbenennen und zusammenführen, Artikel kopieren oder Textteile in allen Artikeln ersetzen.

Infrastruktur und Sicherheit

Systemintegration und sichere Schnittstellen

„Unter der Haube“ bietet BlueSpice wichtige Sicherheitsfunktionen. Die Anbindung an ein zentrales Authentifizierungssystem (LDAP /AD, SAML) ist ebenso selbstverständlich, wie die Bereitstellung von APIs. Überhaupt öffnen sich mit der Scriptsprache Lua viele Gestaltungsmöglichkeiten für Entwickler, z.B. die Automatisierung von Vorlagen.

Personalisierung

Individualisierbare Benutzeroberflächen

Über die Benutzerseite haben Sie nicht nur Zugang zu ihrem Online-Profil, sondern auch die Möglichkeit Notizen zu hinterlegen. Die Benutzereinstellungen helfen Ihnen bei der Konfiguration von Funktionen wie Benachrichtigungsmails. Und mithilfe des Dashboards und Ihrer Navigationsleiste kommen Sie ohne Umwege zu den Themen, die Sie interessieren.

Layout und Design

Anpassung an Ihr Corporate Design

Die Benutzeroberfläche von BlueSpice können wir Ihren Wünschen entsprechend an Ihr Corporate Design anpassen. Dies geschieht über die Anpassung des BlueSpice-Skins oder die Einführung eines eigenen Skins. Am schnellsten gestalten Sie Ihr Wiki über die FlexiSkin-Funktion und passen dort Logo, Farben und Hintergründe an.

Responsivität

Unterwegs auf Ihr Wiki zugreifen

Mit Ihren mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone können Sie im Wiki suchen, browsen und Artikel editieren. Oder Sie werfen unterwegs einen Blick auf Ihre aktuellen Benachrichtigungen und bleiben so stets auf dem Laufenden, wo auch immer Sie gerade sind.

Folgende Funktionen sind ausschließlich in BlueSpice pro enthalten:

Qualitätssicherung

Begutachtungen und Freigaben koordinieren

Beobachten Sie Artikel und lassen Sie sich über Änderungen benachrichtigen. Sie können Artikel spezifischen Redakteuren zuweisen oder einen Begutachtungs- und Freigabemechanismus aktivieren. Weitere Funktionen wie die Wiedervorlage von Artikeln oder die Markierung eines Artikels als „veraltet“ machen die Qualitätssicherung komplett.

Handbücher

Einfach erstellen und exportieren

Fassen Sie einzelne Artikel aus Ihrem Wiki zusammen und erstellen Sie Handbücher, Dokumentationen oder Anleitungen inkl. Navigation. Exportieren Sie Ihre Handbücher und versehen Sie diese mit Dateianhängen, einem klickbaren Inhaltsverzeichnis und einem Deckblatt in Ihrem individuellen Corporate Design.

Datenanalyse / Semantik

Metadaten verknüpfen und auslesen

BlueSpice pro unterstützt den Umgang mit Metadaten wie kein anderes Wiki. Durch anpassbare Formulare können Artikel mit weiterführenden Informationen wie z. B. Diagrammen, Abfragen oder Zeitachsen angereichert werden. Typische Metadaten sind z. B. das Erscheinungsdatum, das Datum der letzten Bearbeitung oder Informationen über den Autor.

Kollaboration

Überarbeitungen im Team diskutieren

Mit BlueSpice pro können Sie Änderungen eines Artikels diskutieren, Diskussionen folgen, Ideen sammeln und bewerten. In einer zentralen Timeline werden Diskussionen zusammengeführt und individuell filterbar. Und im wiki-internen Blog erfahren die Mitarbeiter von größeren Überarbeitungen, Kampagnen und Neuigkeiten aus der Autoren-Community.

Über Uns

Idee, Geschichte und GeschichteGegenwart

BlueSpice ist aus einer Vielzahl von MediaWiki-Projekten entstanden. Ausgangspunkt war der Aufbau eines unternehmensweiten Wikis für IBM Deutschland im Jahr 2007. Das Projekt mit dem Namen bluepedia wurde damals von Gunter Dueck initiiert. Die ergänzenden Softwarekomponenten wurden zunächst unter dem Namen HalloWiki Sunrise vertrieben. Im Jahr 2010 entschied sich die "Hallo Welt! - Medienwerkstatt", ihre Lösung unter dem neuen Namen BlueSpice for MediaWiki als freie Software zu publizieren. Heute ist BlueSpice eine Marke der Hallo Welt! GmbH, einem weltweit führenden Anbieter und Berater für MediaWiki-Lösungen. Mit unserem wachsenden Team von über 20 Mitarbeitern betreuen wir namhafte nationale und internationale Kunden.

Geschäftsmodell

Das Projekt Unser Unternehmen finanziert sich über Dienstleistungen die Subskription von BlueSpice pro. Service- und Supportleistungen runden unser Angebot ab (Installation, BegleitungCustomizing, Anpassung, Support, Trainings etc.) sowie die Subskription von BlueSpice pro. Zudem betreut . So stellen wir sicher, dass ihr Wiki-Projekt professionell geplant, optimal umgesetzt und nach dem erfolgreichen Start optimal betreut wird. Zudem beliefert die Hallo Welt! GmbH Projektkunden. Mit diesen werden hochangepasste und individuell ausgebaute Wikis implementiert.

Klingt spannend? Let‘s wiki together!

Weiterführende Informationen

Systemvoraussetzungen für den Betrieb von BlueSpice

BlueSpice Helpdesk

Release Notes

Installationsanleitung