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BlueSpice Icon (2011)

BlueSpice free

BlueSpice free is a free of charge open source company wiki for teams and small businesses. It is based on MediaWiki, the software of Wikipedia (therefore "BlueSpice MediaWiki"). BlueSpice enhances MediaWiki with numerous business-relevant functions (see 5 "Functions at a glance"). The software is programmed in PHP and can be operated on Windows and Linux systems. BlueSpice was published under the GPL v3 license. BlueSpice free is an outcoupling from BlueSpice pro with a smaller range of functions.

BlueSpice pro

Just like BlueSpice free, BlueSpice pro is based on MediaWiki. As an enterprise wiki, it is delivered with an extended range of functions with high utility value for enterprises. The software is optimized for use in medium-sized and large enterprises as well as public sector institutions. The functions that differentiate BlueSpice pro from BlueSpice free are (see point 5 "Functions at a glance" for further details):

• a workflow tool for professional quality assurance,
• a book function including an export function (PDF),
• comment and blog functions (BlueSpice Social), as well as
• the possibility to work with forms and metadata (semantics)

By the way, this test wiki is operated with BlueSpice pro.

BlueSpice editions at a glance

The following table illustrates the differences between MediaWiki and the BlueSpice editions free, pro and farm:

	MediaWiki	BlueSpice free	BlueSpice pro	BlueSpice farm
Developer developer	Wikimedia foundation and MediaWiki community	Hallo Welt! Ltd. and MediaWiki community
Open Source	yes	yes	yes	yes
Target target audience	Platform platform for Wikipedia and sister projects, as well as private individuals and smaller organizations	Company company wiki for teams and smaller organizations	Enterprise enterprise wiki for medium-sized and large companies and organizations
Use Caseuse case/s	knowledge base online encyclopedia	knowledge base	management system documentation system organizational manual knowledge base
Visual Editor visual editor	plugin	yes	yes	yes
Professional Search professional search	plugin	yes	yes	yes
Quality quality assurance	Nein	plugin	yes	yes
Manuals manuals / Handbookshandbooks	plugin	plugin	yes	yes
Data data analysis / semantics	plugin	plugin	yes	yes
BlueSpice Social	no	no	yes	yes
Subwikis subwikis	no	plugin	plugin	yes
Connection connections	plugin	Central Authenticationcentral authentication Links links to external files Working working with external documents Connection connection to your enterprise search Connection connection of external data sources
Technical technical support	community support	community support	professional support (contingent) und community support
Complementary complementary services	no	installation, migration, updates individual programming (customizing) branding package trainings and workshops
Technical technical provision	self installation	own server (on premise) external server (hosting) virtual machine docker
Flexibility flexibility	within the scope of the given product	step-by-step development of further enterprise functions by Hallo Welt! Ltd.

Use Cases

BlueSpice free

BlueSpice free wird vorwiegend von Teams und kleineren Unternehmen / Organisationen eingesetzt, die eine zentrale Knowledge Base benötigen oder ein MediaWiki mit mehr Komfort und Businessfunktionen suchenis mainly used by teams and smaller companies / organizations that need a central knowledge base or are looking for a MediaWiki with more convenience and business functions.

BlueSpice pro

BlueSpice pro ist ein Enterprise-Wiki für mittelständische und große Unternehmen / Organisationen. Klassische Einsatzgebiete sind: Integriertes Managementsystem is an enterprise Wiki for medium-sized and large companies / organizations. Typical use cases are:

Integrated management system (IMS)

Ein IMS kombiniert einzelne Managementsysteme wie z. B. Wissens- oder Qualitätsmanagement zu einem System der ganzheitlichen Unternehmensführung. Es dient der systematischen und strukturierten Dokumentation von Abläufen, Strukturen, Informationen und Firmenwissen und minimiert Fehlverhalten.

Dokumentationssystem

Mit BlueSpice stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter unternehmenskritische Informationen professionell dokumentieren und im Bedarfsfall rasch finden. Klassische Anwendungen sind z.B. die IT-Dokumentation, die technische Dokumentation oder die die Projekt- und Softwaredokumentation.

Organisationshandbuch (OHB)

Neben Fakten zur Unternehmensentwicklung und zur Organisation laufen im OHB oft Informationen aus einzelnen Managementsystemen zusammen. So kommt zum Beispiel aus dem Qualitätsmanagement das Qualitätshandbuch. Dieses kann für sich alleine stehen oder im Organisationshandbuch aufgehen.

Flexible Knowledge Base

Geht es um die Organisation von betrieblichem Wissen und Informationen, lassen sich mit BlueSpice wissens- und informationsbasierte Angebote aller Art für Mitarbeiter, Kunden, Partner und sonstige Interessensgruppen realisieren. Dazu zählen z.B. Online-Helpdesks (FAQ, Best Practices ...), Lösungen zur Organisation von Team- und Abteilungswissen oder eine Knowledge Base für die ÖffentlichkeitsarbeitAn IMS combines individual management systems such as knowledge or quality management to form a system of holistic corporate management. It serves the systematic and structured documentation of processes, structures, information and company knowledge and minimizes misconduct.

Documentation

With BlueSpice, you ensure that your employees professionally document business-critical information and quickly find it when needed. Classic applications are, for example, IT documentation, technical documentation or project and software documentation.

Organizational manual

In addition to facts on corporate development and other organizational issues, an organizational manual often collects information from individual management systems. Quality management, for example, is the source of the quality manual. This can be stand-alone or integrated into the organizational manual.

Flexible knowledge base

When it comes to the organization of operational knowledge and information, BlueSpice can be used to realize knowledge- and information-based offers of all kinds for employees, customers, partners and other interest groups. This includes, for example, online helpdesks (FAQ, best practices ...), solutions for the organization of team and department knowledge or a knowledge base for public relations.

Functions at a glance

Inhaltliche Strukturierung

Wissen verlinken und ordnen wie in Wikipedia

Ob klassisch strukturiert oder hochdynamisch: BlueSpice pro ist die Software der Wahl, um Ihr Firmenwissen optimal zu verwalten. Sie arbeiten mit exakt den Werkzeugen, die Wikipedia unschlagbar gemacht haben: Kategorien, Verweise und Verlinkungen, Räume für geschützte Inhalte, Weiterleitungen, Vorlagen u.v.m.

Hochperformante Suche

Informationen verlässlich und schnell finden

Durchsuchen Sie Artikel und Dateianhänge (z.B. PDF, Office-Dokumente) mit einer hochperformanten Volltext- und Titelsuche sowie einer Fuzzy-Search. Die Filterung der Suchergebnisse liefert schnelle und perfekte Ergebnisse. Ihre Inhalte finden Sie auch über Suchen und Browsen in den Metadaten.

Visueller Editor

Ansprechende Artikel erstellen und bearbeiten

Ihre Mitarbeiter arbeiten mit einem ausgereiften WYSIWYG-Editor mit Tabellenfunktion und zahlreichen unternehmensspezifischen Anpassungen. Bilder fügen Sie über Drag & Drop ein. Das Arbeiten mit Links und Kategorien ist ebenso komfortabel wie das Einfügen von Tags und Checkboxen.

Dynamische Inhalte

Artikel mit Funktionen anreichern

Erweitern Sie Ihre Wiki-Seiten mit zusätzlichen Funktionen und dynamischen Inhalten. Verwenden Sie beispielsweise Such- und Eingabefelder, fügen Sie Videos ein, zeichnen Sie Ablaufdiagramme, ergänzen Sie Inhalte aus anderen Inhaltsseiten oder geben Sie Metadaten in Kalenderformaten, Zeitleisten oder Diagrammen aus.

Dokumentenmanagement

Direkter Zugriff auf Office-Dokumente

Ergänzen Sie Wiki-Artikel beispielsweise mit Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten – Mehrfach-Upload, Kategorisierung und Versionierung inklusive. Mit der entsprechenden Server-Konfiguration lassen sich Office-Dokumente sortieren und direkt im Wiki bearbeiten. Das ist komfortabel, zeitsparend und verbessert die Produktivität.

Reporting

Verfolgen Sie Änderungen an Inhalten gezielt nach.

BlueSpice pro verfügt über das einzigartige Set an Reporting- und Benachrichtigungsfunktionen aus der Wikipedia. Damit verfolgen Sie die letzten Änderun- gen in Namensräumen, Kategorien, verlinkten Seiten oder in Änderungen von Benutzern. Außerdem fin- den Sie lange Zeit unbearbeitete Inhalte. Mit Ihrem Dashboard bleiben Sie bestens informiert.

Export

Wiki-Inhalte extern weiterverarbeiten

Artikel können in zahlreichen Formaten exportiert werden: DOCX, XML, HTML und PDF. Besonders hilfreich ist die Funktion „Export Tables“: Nicht nur Tabellen aus Artikeln, sondern auch Übersichten aus der Wiki-Verwaltung können in CSV- oder XLXS- Tabellen umgewandelt und weiterverarbeitet werden (z.B. die Übersicht über die Benutzerrechte).

Administration

Rechte der Nutzer bequem verwalten

BlueSpice pro macht die Verwaltung Ihres Wikis zum Kinderspiel. Das Einrichten von Nutzern, Namens- räumen, Gruppen und Rechten erledigen Sie über grafische Oberflächen und Vergabe von definierten Rollen. Als Administrator können Sie darüber hinaus Accounts umbenennen und zusammenführen, Arti- kel kopieren oder Textteile in allen Artikeln ersetzen.

Infrastruktur und Sicherheit

Systemintegration und sichere Schnittstellen

„Unter der Haube“ bietet BlueSpice pro wichtige Sicherheitsfunktionen. Die Anbindung an ein zent- rales Authentifizierungssystem (LDAP /AD, SAML) ist ebenso selbstverständlich, wie die Bereitstellung von APIs. Überhaupt öffnen sich mit der Scriptsprache Lua viele Gestaltungsmöglichkeiten für Entwickler, z.B. die Automatisierung von Vorlagen.

Personalisierung

Individualisierbare Benutzeroberflächen

Über die Benutzerseite haben Sie nicht nur Zugang zu ihrem Online-Profil, sondern auch die Möglichkeit Notizen zu hinterlegen. Die Benutzereinstellungen helfen Ihnen bei der Konfiguration von Funktionen wie Benachrichtigungsmails. Und mithilfe des Dash- boards und Ihrer Navigationsleiste kommen Sie ohne Umwege zu den Themen, die Sie interessieren.

Layout & Design

Anpassung an Ihr Corporate Design

Die Benutzeroberfläche von BlueSpice pro können wir Ihren Wünschen entsprechend an Ihr Corporate Design anpassen. Dies geschieht über die Anpassung des BlueSpice-Skins oder die Einführung eines eige- nen Skins. Am schnellsten gestalten Sie Ihr Wiki über die FlexiSkin-Funktion und passen dort Logo, Farben und Hintergründe an.

Responsivität

Unterwegs auf Ihr Wiki zugreifen

Mit Ihren mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone können Sie im Wiki suchen, browsen und Artikel editieren. Oder Sie werfen unterwegs einen Blick auf Ihre aktuellen Benachrichtigungen und bleiben so stets auf dem Laufenden, wo auch immer Sie gerade sind.

Folgende Funktionen sind ausschließlich in BlueSpice pro enthalten:

Qualitätssicherung (BlueSpice pro)

Begutachtungen und Freigaben koordinieren

Beobachten Sie Artikel und lassen Sie sich über Änderungen benachrichtigen. Sie können Artikel spezifischen Redakteuren zuweisen oder einen Begutachtungs- und Freigabemechanismus aktivie- ren. Weitere Funktionen wie die Wiedervorlage von Artikeln oder die Markierung eines Artikels als „veraltet“ machen die Qualitätssicherung komplett.

Handbücher (BlueSpice pro)

Einfach erstellen und exportieren

Fassen Sie einzelne Artikel aus Ihrem Wiki zusammen und erstellen Sie Handbücher, Dokumentationen oder Anleitungen inkl. Navigation. Exportieren Sie Ihre Handbücher und versehen Sie diese mit Dateianhängen, einem klickbarem Inhaltsverzeichnis und einem Deckblatt in Ihrem individuellen Corporate Design.

Datenanalyse / Semantik (BlueSpice pro)

Metadaten verknüpfen und auslesen

BlueSpice unterstützt wie kein anderes Wiki den Um- gang mit Metadaten. Dank einfacher Formulare las- sen sich Artikel komfortabel mit Zusatzinformationen anreichern, die an anderer Stelle für Abfragen und Diagramme genutzt werden können. Typische Meta- daten sind z.B. das Freigabedatum, das Datum der letzten Bearbeitung oder Angaben zum Redakteur.

Kollaboration (BlueSpice pro)

Überarbeitungen im Team diskutieren

Mit BlueSpice pro können Sie Änderungen eines Artikels diskutieren, Diskussionen folgen, Ideen sam- meln und bewerten. In einer zentralen Timeline wer- den Diskussionen zusammengeführt und individuell filterbar. Und im wiki-internen Blog erfahren die Mitarbeiter von größeren Überarbeitungen, Kampag- nen und Neuigkeiten aus der Autoren-Community.

How it works

Die von der HalloWelt! GmbH implementierten BlueSpice-Erweiterungen (Extensions) ergänzen die Software MediaWiki. MediaWiki selbst wird dabei nicht verändert, um die Upgradefähigkeit des Gesamtsystems zu sichern.

About Us

Idea, history and present

BlueSpice ist aus einer Vielzahl von MediaWiki-Projekten entstanden. Ausgangspunkt war der Aufbau eines unternehmensweiten Wikis für IBM Deutschland im Jahr 2007. Das Projekt mit dem Namen bluepedia wurde damals von Gunter Dueck initiiert. Die ergänzenden Softwarekomponenten wurden zunächst unter dem Namen HalloWiki Sunrise vertrieben. Im Jahr 2010 entschied sich die "Hallo Welt! Medienwerkstatt", ihre Lösung unter dem Namen BlueSpice for MediaWiki als freie Software zu publizieren. Heute ist BlueSpice ist eine Marke der Hallo Welt! GmbH, einem weltweit führenden Anbieter und Berater für MediaWiki-Lösungen. Mit unserem wachsenden Team von über 20 Mitarbeitern betreuen wir über 200 nationale und internationale Kunden.

Business model

Das Unternehmen finanziert sich über die Subskription von BlueSpice pro. Service- und Supportleistungen runden unser Angebot ab (Installation, Customizing, Trainings etc.). So stellen wir sicher, dass ihr Wiki-Projekt professionell geplant, optimal umgesetzt und nach dem erfolgreichen Start optimal betreut wird. Zudem beliefert die Hallo Welt! GmbH Projektkunden. Mit diesen werden hochangepasste und individuell ausgebaute Wikis implementiert.

Klingt spannend? Let‘s wiki together!

Related Links

Systemvoraussetzungen für den Betrieb von BlueSpice

BlueSpice Helpdesk

Release Notes

Installationsanleitung