1. Ziele und Grundlagen

Das wichtigste Wissen in einer Organisation sind die Organisationsprozesse. Diese werden im Qualitätsmanagement betrachtet. Hauptbestandteil eines Qualitätsmanagementsystems ist eine Standardisierung der Prozesse um ein Ergebnis mit dieser definierten Qualität zu erreichen. Diese Standardisierung erreicht man durch Dokumentation, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und ständiger Verbesserung.

Bei den Punkten Verwirklichung und Aufrechterhaltung kann ein Wiki nur passiv dienlich sein, indem es eine umfangreiche, aktuelle und vor allem verständliche Dokumentation ist.

Dokumentation und Verbesserung

Wiki als QM-System

Betrachtet man die Anforderungen an eine Dokumentation mit der Möglichkeit zu ständigen und auch zeitnahen Verbesserung ist ein Wiki ideal. Die Dokumentation ist die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung, mit dokumentierendem Text, Bildern und Zeichnungen. Das alles kann in einem Wiki dargestellt werden. Auch multimediale Inhalte lassen sich leicht einbinden.

Zugänglichkeit der Prozessbeschreibungen

Die Prozessbeschreibung sollte möglichst ausführlich aber auch leicht zugänglich sein. Hier hat ein Wiki wieder wesentlich bessere Eigenschaften als vergleichbare Systeme, da mit der digitalen Technologie schier unendlicher Speicherplatz vorhanden ist. Das Wiki ermöglicht dem Nutzer mit seiner Einzelseitenstruktur das Erfassen von kleinen segmentierten Informationsteilen, die sich dann durch Kategorisierung und vor allem Verlinkung in das ganze System einbetten.

Kontinuierliche Verbesserung

Auch der Anforderung an die ständige Verbesserung wird ein Wiki gerecht. Einzelne Prozessbeschreibungen können schnell um strategische oder operative Zusätze ergänzt oder zur Verbesserungen verändert werden.

Verbesserung des Projektmanagements

Im Projektmanagement werden nun die Vorgaben und Prozesse des strategischen Managements, auf das jeweilige Projekt angepasst, angewandt.

Die allgemeine Definition und Konzeption sowie die konkrete Planung stellen nun einen idealen Projektplan auf. Dabei werden Ressourcen, finanzielle Mittel, Zeiten und vor allem interne (z.B. Abteilungsfreigaben) und externe (z.B. Vorarbeiten durch Fremdfirmen) Schnittstellen festgelegt.

Die Kunst des Projektmanagements ist es nun das Projekt durch Nachsteuern, also durch kleine Planänderungen, am kritischen Weg zu halten. Diese Planänderungen müssen aber immer in einem Kontext zu deren Abhängigkeiten erfolgen.

Eine Projektwiki hat nun den Vorteil:

• Abhängigkeiten können frei und universal (kein extra System für Zeit und Geld) beschrieben werden
• dass das gesamte Team Änderungen verfolgen und seine eigene Schritte darauf abstimmen kann
• Änderungen können schnell transparent und nachvollziehbar gemacht werden 
• dass jeweils eine aktuelle Dokumentation vorliegt.

Außerdem hat man am Schluss des Projekts automatisch eine komplette Dokumentation für spätere Projekte. Im Idealfall fließen alle Erfahrungen des Projekts in die strategische Prozessdefinition ein.

Es gibt natürlich auch spezielle Projektmanagementsoftware die bestimmte spezielle Funktionen (z.B. Zeitmanagement, Personal) besser übernimmt. Allerdings steht diese immer solitär im Raum und kann alle anderen Abläufe nicht darstellen. Die strikte Vorgabe von Datenströmen und Formaten erhöht zwar die Geschwindigkeit kann aber nicht flexibel auf Projektspezifika eingehen.