4. Erstellung eines Angebots
| Dokumentenlenkung | |
|---|---|
| Dokumententyp | Prozessbeschreibung |
| Dokumentennummer | 1232 |
| Version | 9 |
| Status | Überarbeitung |
| Kommentar | |
| Geltungsbereich | Vertrieb |
| Betroffene Gruppen | GF, Produktmanagement, Servicemanagement |
| Normzuordnung | ISO 9001:2015 8.2.1 Kommunikation mit den Kunden |
| Verantwortlicher Redakteur | Testuser, Maria Prüfling, Maik Kalb |
| Gutachter | Martin Frischmann (extern) |
| Freigegeben durch | Maria Prüfling |
| Freigegeben am | 27 August 2019 08:19:59 |
| Gültig ab | 25 Juli 2019 |
| Gültig bis | 3 Oktober 2022 |
Allgemeine Eingangsprüfung
Bei Eingang einer Anfrage wird zunächst eine Unterscheidung gemacht,
- ob die Anfrage sich auf die Erstellung eines Softwaresystems bezieht, oder
- ob ein anderer Grund vorliegt.
Geht es um eine Erstellung, muss je nach Anforderung des Kunden vor einem Vertragsabschluß sichergestellt sein, dass
- die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden,
- Qualitätsanforderungen des Kunden verstanden wurden,
- Übereinstimmung zwischen Angebot und Vertrag besteht,
- der Auftrag in Bezug auf Sachinhalte und Termine erfüllt werden kann und
- der betriebswirtschaftliche Nutzen des Unternehmens gewährleistet ist.
Der Ablauf der hier beschriebenen Vertragsprüfung ist in der mitgeltenden Unterlage Methodenhandbuch beschrieben.
Prüfung
Der mit dem Kunden abzuschließende Vertrag muss von einem Gesellschafter oder einem von der Gesellschafterversammlung ermächtigten Mitarbeiter formuliert werden und vor Zustellung zum Kunden einem weiteren Gesellschafter zur Prüfung vorgelegt werden. Erst nach erfolgter Prüfung darf ein Vertragsentwurf dem Kunden unterbreitet werden. Alle weiteren Änderungen an einem Vertrag bedürfen der jeweils neuen Prüfung.
Die Prüfung der Unterlagen beinhaltet insbesondere den Vergleich des Vertragstextes gegen die Angebotsunterlagen. Daneben wird die vollständige Erfassung der Kundenanforderungen und die Machbarkeit der hier formulierten Ziele geprüft.
Die Annahme des Angebots muss immer schriftlich erfolgen. Ausreichend ist eine formlose Mail, in den meisten Fällen schickt der Einkauf des Kunden jedoch ein Bestelldokument. Bei inhaltlichen Änderungen an Verträgen durchlaufen die geänderten Dokumente nochmals die Vertragsprüfung. Die Änderungen werden dokumentiert und den betroffenen Stellen unseres Unternehmens mitgeteilt.
Dokumentation
Die Vorgänge der Vertragsprüfung werden in dem dafür vorgesehenen Formblatt Vertragsprüfung festgehalten. Je nach Art der Anfrage werden die von den Kunden gestellten Anforderungen festgehalten und diese Dokumentation diesen zur Gegenprüfung vorgelegt. Die Dokumente der Vertragsprüfung unterliegen der Dokumentationspflicht nach Abschnitt Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen und werden auftrags- bzw. vertragsbezogen in der Kundenablage gesammelt.