Erstellung eines Angebots

Dokumentenlenkung
Dokumententyp	Prozessbeschreibung
Dokumentennummer
Version	9
Status	Überarbeitung
Kommentar
Geltungsbereich	Vertrieb
Betroffene Gruppen	GF, Produktmanagement, Projektmanagement
Normzuordnung
Verantwortlicher Redakteur	Testuser, Maria Prüfling, Maik Kalb
Gutachter
Freigegeben durch	Maria Prüfling
Freigegeben am	27 August 2019 08:19:59
Gültig ab	25 Juli 2019
Gültig bis	3 Oktober 2022

 

Allgemeines

Bei Eingang einer Anfrage wird zunächst eine Unterscheidung gemacht, ob die Anfrage sich auf die Erstellung eines Softwaresystems bezieht, oder ob ein anderer Grund vorliegt. Geht es um eine Erstellung, muss je nach Anforderung des Kunden vor einem Vertragsabschluß sichergestellt sein, dass

   die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden
   Qualitätsanforderungen des Kunden verstanden wurden
   Übereinstimmung zwischen Angebot und Vertrag besteht
   der Auftrag in Bezug auf Sachinhalte und Termine erfüllt werden kann
   der betriebswirtschaftliche Nutzen des Unternehmens gewährleistet ist.

Der Ablauf der hier beschriebenen Vertragsprüfung ist in der mitgeltenden Unterlage Methodenhandbuch beschrieben. Prüfung

Der mit dem Kunden abzuschließende Vertrag muss von einem Gesellschafter oder einem von der Gesellschafterversammlung ermächtigten Mitarbeiter formuliert werden und vor Zustellung zum Kunden einem weiteren Gesellschafter zur Prüfung vorgelegt werden. Erst nach erfolgter Prüfung darf ein Vertragsentwurf dem Kunden unterbreitet werden. Alle weiteren Änderungen an einem Vertrag bedürfen der jeweils neuen Prüfung.

Die Prüfung der Unterlagen beinhaltet insbesondere den Vergleich des Vertragstextes gegen die Angebotsunterlagen. Daneben wird die vollständige Erfassung der Kundenanforderungen und die Machbarkeit der hier formulierten Ziele geprüft.

Je nach Größe des anstehenden Auftrags kann die Annahme mündlich erfolgen oder muss in Schriftform geschehen. Die Grenze, ab der eine Auftragsannahme schriftlich erfolgen muss, liegt bei einem Gesamtaufwand der 10 Manntage übersteigt. Bei inhaltlichen Änderungen an Verträgen durchlaufen die geänderten Dokumente nochmals die Vertragsprüfung. Die Änderungen werden dokumentiert und den betroffenen Stellen unseres Unternehmens mitgeteilt. Dokumentation

Die Vorgänge der Vertragsprüfung werden in dem dafür vorgesehenen Formblatt Vertragsprüfung festgehalten. Je nach Art der Anfrage werden die von den Kunden gestellten Anforderungen festgehalten und diese Dokumentation diesen zur Gegenprüfung vorgelegt. Die Dokumente der Vertragsprüfung unterliegen der Dokumentationspflicht nach Abschnitt Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen und werden auftrags- bzw. vertragsbezogen in der Kundenablage gesammelt.