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Dokumentenlenkung |
| Dokumententyp |
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| Dokumentennummer |
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| Version |
9 |
| Status |
Überarbeitung |
| Kommentar |
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| Geltungsbereich |
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| Betroffene Gruppen |
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| Normzuordnung |
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| Verantwortlicher Redakteur |
Testuser, Maria Prüfling, Maik Kalb |
| Gutachter |
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| Freigegeben durch |
Maria Prüfling |
| Freigegeben am |
27 August 2019 08:19:59 |
| Gültig ab |
25 Juli 2019 |
| Gültig bis |
3 Oktober 2022 |
Allgemeines
Bei Eingang einer Anfrage wird zunächst eine Unterscheidung gemacht, ob die Anfrage sich auf die Erstellung eines Softwaresystems bezieht, oder ob ein anderer Grund vorliegt. Geht es um eine Erstellung, muss je nach Anforderung des Kunden vor einem Vertragsabschluß sichergestellt sein, dass
die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden
Qualitätsanforderungen des Kunden verstanden wurden
Übereinstimmung zwischen Angebot und Vertrag besteht
der Auftrag in Bezug auf Sachinhalte und Termine erfüllt werden kann
der betriebswirtschaftliche Nutzen des Unternehmens gewährleistet ist.
Der Ablauf der hier beschriebenen Vertragsprüfung ist in der mitgeltenden Unterlage Methodenhandbuch beschrieben. Prüfung
Der mit dem Kunden abzuschließende Vertrag muss von einem Gesellschafter oder einem von der Gesellschafterversammlung ermächtigten Mitarbeiter formuliert werden und vor Zustellung zum Kunden einem weiteren Gesellschafter zur Prüfung vorgelegt werden. Erst nach erfolgter Prüfung darf ein Vertragsentwurf dem Kunden unterbreitet werden. Alle weiteren Änderungen an einem Vertrag bedürfen der jeweils neuen Prüfung.
Die Prüfung der Unterlagen beinhaltet insbesondere den Vergleich des Vertragstextes gegen die Angebotsunterlagen. Daneben wird die vollständige Erfassung der Kundenanforderungen und die Machbarkeit der hier formulierten Ziele geprüft.
Je nach Größe des anstehenden Auftrags kann die Annahme mündlich erfolgen oder muss in Schriftform geschehen. Die Grenze, ab der eine Auftragsannahme schriftlich erfolgen muss, liegt bei einem Gesamtaufwand der 10 Manntage übersteigt. Bei inhaltlichen Änderungen an Verträgen durchlaufen die geänderten Dokumente nochmals die Vertragsprüfung. Die Änderungen werden dokumentiert und den betroffenen Stellen unseres Unternehmens mitgeteilt. Dokumentation
Die Vorgänge der Vertragsprüfung werden in dem dafür vorgesehenen Formblatt Vertragsprüfung festgehalten. Je nach Art der Anfrage werden die von den Kunden gestellten Anforderungen festgehalten und diese Dokumentation diesen zur Gegenprüfung vorgelegt. Die Dokumente der Vertragsprüfung unterliegen der Dokumentationspflicht nach Abschnitt Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen und werden auftrags- bzw. vertragsbezogen in der Kundenablage gesammelt.